Şirketler için 5 maddelik normalleşme planı

Koronavirüsün etkisini yavaşlatmasıyla dünyada ve Türkiye’de normalleşme adımları atılmaya başlandı. Yönetim ve İnsan Kaynakları Danışmanı Mehmet Eronat, bu adımların planlama, iletişim, eğitim, operasyon yönetimi (uygulama) ile denetim ve kontrol şeklinde olması gerektiğini söyledi.

Şirketler 1 Haziran’dan itibaren kademeli olarak normalleşmeye hazırlanıyor. Mazars Denge Yönetim ve İnsan Kaynakları Danışmanı Mehmet Eronat, normalleşme sürecindeki firmalara 5 maddede yol haritası hazırladı. Covid-19 aşısının ya da ilacının bulunmamış olmasının çalışma hayatını riskli duruma getirdiğini söyleyen Eronat, “Şirketler, planlama, iletişim, eğitim, operasyon yönetimi (uygulama) ile denetim ve kontrol adımlarını izlemeli” dedi.

Eronat, normalleşme ile ofise dönüş sürecinde şirketlerin izlemesi gereken olmazsa olmaz 5 adımı şöyle sıraladı:

PLANLAMA: Salgın hastalık sürecinde tüm ülkelerin ve şirketlerin çıkarması gereken en önemli derslerden birisi planlamanın önemi ve gerekliliğini anlamak oldu. Böylesi bir süreci önceden öngörebilen şirketler, doğru bir planlama ile hem çalışanları hem de müşteri ilişkileri yönetimi açısından en az zararla atlatmayı başardılar. Normalleşme ve ofise dönüş sürecinin de en önemli adımı planlama olacak. Ofise dönüş planlanırken, bundan etkilenecek tüm paydaşların görüşlerinin alınması, farklı kriz ve olası senaryoların gerçekleşmesi durumunda, kriz yönetiminin planlaması ve planlama yapılırken tüm opsiyonların değerlendirilerek tutarlı bir yönetim yaklaşımının gösterilmesi, planlama sürecinin başarılı olmasını sağlayacaktır.

İLETİŞİM: Planlama adımı sonrasında en önemli adım iletişimdir. Şirketler açık ve şeffaf bir iletişim modelini benimsemeli ve bu iletişimi şirket üst yönetimleri aracılığıyla tüm paydaşlarla kurmalıdır. Özellikle uygulanacak planlarla birlikte şirketin normalleşme ve ofise dönüş sürecine olan yaklaşımı ve felsefesinin tüm paydaşlara aktarılması, uygulama sırasında planların tüm ilgililer tarafından sahiplenilmesine katkıda bulunacaktır. Özellikle oluşturulacak iletişim stratejisinin “güven” ve “önce insan” kavramları üzerine kurgulanması, normalleşme sürecinde çalışanlar ve müşteriler açısından şirketlere duyulan güven duygusunun pekişmesinde etkili olacaktır.

EĞİTİM: Normalleşme süreci ile ofis, müşteri ve uzaktan çalışma konusunda birçok yeniliğin yaşanacağı kaçınılmaz bir gerçekliktir. Bu doğrultuda ofis, müşteri ve ev üçgeninde oluşturulan yeni kuralların doğru şekilde anlatılması ve ilgililere bu konuda eğitimler verilerek bir re-oryantasyon sürecinin uygulanması, bir sonraki adım olan “Operasyon Yönetimi” adımının başarısında önemli rol oynayacaktır. Verilen eğitimler sonrası saha gözlemlerinin yapılarak, uyum sağlanamayan ve uygulamada güçlükler çekilen alanların tespit edilerek tekrar edilmesi ya da yeni eğitimlerle desteklenmesi, sürecin başarılı bir şekilde yönetilmesi için faydalı olacaktır.

OPERASYON YÖNETİMİ: İlk üç adımın hazırlık aşaması olduğu normalleşme sürecinin en kritik adımı operasyonun güvenli ve doğru şekilde yönetilmesi olacaktır. Bu aşamada şirketlerde, kriz yönetim ekibine benzer bir süreç yönetim ekibi oluşturulmalıdır. Bu ekip; ofise gidiş-geliş, seyahat yönetimi, yeme-içme, ortak alan kullanımları, müşteri ilişkileri yönetimi, kişisel hijyen, temizlik, tedarikçi yönetimi, toplantı yönetimi, eğitim ve gelişim faaliyetleri, sosyal hayatın ofis çalışması için yaratacağı olası riskler gibi çalışma hayatının olmazsa olmaz tüm süreçlerini adım adım incelemelidir. Her bir tespit üzerine alınacak önlemler ve uygulamalar konusunda dinamik bir yönetim yaklaşımı sergilenmeli ve her bir risk için önlemler alınmalıdır.”

DENETİM ve KONTROL: Normalleşme sürecindeki tüm adımların istisnasız bir şekilde uygulanmasının göstergesi, normalleşme sürecinin doğru bir şekilde ve en az riskle yönetilmesidir. Bu doğrultuda operasyon yönetimi için alınan kararların uygulanıp uygulanmadığı sürekli olarak denetlenmeli ve kontrol edilmelidir. Gerçekleştirilen kontrol ve denetim çalışmaları ile koronovirüs sonrası hem şirketi hem de çalışanları etkileyebilecek tüm riskler için dinamik bir risk yönetim süreci izlenmeli ve yeni durum risk analizi sonuçlarına göre riski en aza indirecek önlemler alınmalıdır. Denetim ve kontrol çalışmaları ile düzeltici – önleyici faaliyetlere devam edilmelidir.