Elektronik defter ve belgelere zayi belgesi alınması gerekir

Defter ve belgeleri depremde zayi olan mükelleflerin Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu hükümlerine göre zayi belgesi almaları tacirin saklama yükümlüğünü ortadan kaldırmaktadır. Mükelleflerin saklama yükümlülüğünden kurtulmaları için Kanuni saklama süresi içerisinde ziya uğrayan belgeleri için öğrenme tarihinden itibaren on beş gün içerisinde ticari işletmesinin bulunduğu yer yetkili mahkemesinde hasımsız dava açıp zayi belgesi almaları gerekmektedir.

ELEKTRONİK BELGE DÜZENLEMELERİ

Siyasi, ekonomik ve teknik gelişmeler nedeniyle bütün Dünyada gelişen koşullar dijital ve elektronik kullanımı yaygın hale getirmiştir. Defter ve belgeler ve bunların beyan ve bildirimleri de artık dijital olarak elektronik ortamda yapılmaktadır.

Defter ve belgeler ile ilgili Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Usul Kanunu düzenlemelerini önceki yazılarımızda çokça belirttiğimiz üzere burada kısaca değineceğiz. Buna göre;

-Vergi Usul Kanununun mükerrer 257’nci maddesindeki elektronik ve dijital belge düzenleme ile ilgili Hazine ve Maliye Bakanlığı’na düzenleme yetkisi verilmesi,

-Elektronik defter tutulması sistemi de 12 Nisan 2011 tarih ve 27903 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan 6215 sayılı Kanunu’nun 14. Maddesi ile; bu defterler elektronik ortamda veya dosyalama suretiyle tutulabilir. Bu defterlerin açılış ve kapanış onaylarının şekli ve esasları ile bu defterlerin nasıl tutulacağı Sanayi ve Ticaret Bakanlığı ile Maliye Bakanlığınca çıkarılacak müşterek bir tebliğle belirleneceği,

-Tacirler yani mükellefler, işletmeleriyle ilgili olarak gönderilmiş bulunan her türlü belgenin yani; fotokopi, karbonlu kopya, mikrofiş, bilgisayar kaydı veya benzer şekildeki bir kopyasını, yazılı, görsel veya elektronik ortamda saklamakla yükümlü olduğu,

-Elektronik Defter Genel Tebliği’ne göre de gerçek kişi mükelleflerden 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu hükümleri çerçevesinde üretilen nitelikli elektronik sertifika düzenlemesi,

-397 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği çerçevesinde mali mühür temin etmiş olanlar ile, tüzel kişi mükelleflerden de aynı Tebliğ gereğince mali mühür temin etmiş olanların elektronik defter tutabilecekleri,

-Elektronik defter tutulması, kaydedilmesi, onaylanması, saklanması ve ibrazında kullanılacak yazılımın da sorumluluk onayı almış bir yazılım olması gerektiği Elektronik Defter Genel Tebliği’nin 3. maddesinde belirtildiği,

-Elektronik defter tutma hakkına sahip tacirlerin, tuttukları bu elektronik kayıtlarının siber saldırıya uğraması, virüs ya da herhangi bir şekilde zayi olması halinde ise zayi belgesinin alınması, gerek tacirin saklama ve ibraz yükümlülüğünün hukuki ve cezai yaptırımlardan kurtulması gerekse de defterlerin lehe/aleyhe delil olması durumda hak kaybına uğramaması,

-Elektronik defterlerin saklama hizmetlerinin bizzat gerçekleştirilmeyip, 3. kişi/firmalardan sağlanması halinde de vergi mükelleflerin yani tacirlerin e-defter ve e-belgelerini saklama, ibraz etme sorumluluğunu ortadan kaldırmadığı,

-Elektronik defterlerin zayi olması halinde ne yapılması gerektiği Elektronik Defter Genel Tebliği (EDGT)’nin 7/1. Maddesindeki; ‘’ilgili tacir, Vergi Usul Kanununu 13’cümaddesinde öngörülen mücbir sebeplerden birinin gerçekleşmesi halinde ve bu kayıtların fiziksel ortamda birebir tutulmaması ve e-defter saklama hizmeti veren özel entegratör kuruluşlarından veya başkanlıktan ikincil örneklerinin temin edilemediği hallerde, ilgili durumun öğrenilmesinden itibaren on beş gün içerisinde ticari işletmesinin bulunduğu yer yetkili mahkemesine başvurarak zayi belgesi verilmesini talep edebilecekleri,

-Düzenlemeleri yapılmıştır.

ZAYİ OLAN DEFTER BELGELERİ İÇİN ZAYİ BELGESİ

Yukarıda açıklanan nedenlerle; mahkemeden zayi belgesi verilmesi talep edilirken anlam karışıklığı yaratmamak adına Elektronik Defter Genel Tebliği’nin 7/1’nci maddesi ile Türk Ticaret Kanunu’nun 82/7’nci maddeleri gereğince zayi belgesi verilmesi istenebilecektir.

İlgili Mahkemeden temin edilen zayi belgesi on beş gün içerisinde Gelir İdaresi Başkanlığı’na bildirmek ve kayıtları nasıl tamamlayacağına ilişkin bilgi alması gerekmektedir.

Aynı şekilde elektronik defter tutanların oluşturdukları ve muhafaza ettikleri bilgi işlem sistemlerinin haczedilmesi veya yetkili merkezlerce el konulması halinde mükellefleri bu durumu en geç üç iş günü içerisinde Gelir İdaresi Başkanlığı’na bildirmekle yükümlüdürler.

Deprem nedeniyle zayi olan elektronik defterlerin zayi olması halinde ne yapılması gerektiği Elektronik Defter Genel Tebliği (EDGT)’nin 7/1. Maddesindeki; ‘’ilgili tacir, Vergi Usul Kanununu 13’cümaddesinde öngörülen mücbir sebeplerden birinin gerçekleşmesi halinde ve bu kayıtların fiziksel ortamda birebir tutulmaması ve e-defter saklama hizmeti veren özel entegratör kuruluşlarından veya başkanlıktan ikincil örneklerinin temin edilemediği hallerde, ilgili durumun öğrenilmesinden itibaren on beş gün içerisinde ticari işletmesinin bulunduğu yer yetkili mahkemesine başvurarak zayi belgesi verilmesini talep edebilecekleri’’ şeklinde düzenlenmiştir.

Depremde elektronik defter ve belgeleri zayi olan mükellefler de ticari işletmesinin bulunduğu yer yetkili mahkemelerinden talep ederek alacakları zayi belgelerini ibraz ederek cezai işlemlerden kurtulabileceklerdir.