Yurtdışı konaklama, seyahat ve yiyecek harcamalarının gider yazılması

İş insanlarının yurt dışı ticari firmalarla iş görüşmeleri yapmaları, uluslararası ve fuar ve toplantılara katılarak ticari ilişkilerini geliştirmeleri için yapmış oldukları konaklama ve seyahat harcamalarını vergi kayıtlarında gider yazmaları konusunda uygulama farklılıkları bu yazımızın konusu olacaktır.

GELİR VE KURUMLAR KANUNLARIAÇISINDAN

Gelir ve Kurumlar Vergisi Kanunları açısından gelirin tespit edilmesi için hangi giderlerin kazançtan indirileceği, hangilerinin indirilemeyeceği, Gelir Vergisi Kanunu’nun 40 ve 41’ncı, Kurumlar Vergisi kanununun 6, 7 ve 8’ncı maddelerinde düzenlenmiştir.

Safi kurum kazancının tespitinde;

- " … mükelleflerin bir hesap dönemi içinde elde ettikleri safi kurum kazancı üzerinden hesaplanacağı,

- Safi kurum kazancının tespitinde, Gelir Vergisi Kanunu’nun ticarî kazanç hakkındaki hükümlerinin uygulanacağı,

- Bu hükümler uyarınca tespit edilecek kurum kazancından Kurumlar Vergisi Kanununun 8 inci maddesi ile Gelir Vergisi Kanunu’nun 40’ncı maddesinde yer alan giderler indirilebileceği,

- Her iki vergi için indirilecek giderler ve safi kazancın elde edilmesi ve idame ettirilmesi için yapılan genel giderlerin; işle ilgili ve yapılan işin ehemmiyeti ve genişliğine uygun seyahat ve ikamet giderlerinin, safi kazancın tespitinde indirim konusu yapılabileceği,

- Yazılacak giderin seyahat maksadının gerektirdiği süreye sınırlı olması gerektiği,

- Ticari kazancın elde edilmesi ve idame ettirilmesi maksadıyla yapılan genel giderlerin indirim konusu yapılabilmesi için, söz konusu giderlerle kazancın elde edilmesi ve idamesi arasında doğrudan ve açık bir illiyet bağının bulunması gerekeceği,

- İşle doğrudan ilgisi olmayan giderlerin ticari kazancın tespitinde indirim konusu yapılmasının mümkün olmadığı,

Şeklinde düzenlenmiştir.

Her iki kanunun açık düzenlemelerine göre; ticari işletmelerin sahip ve yöneticilerinin ticari faaliyetleri ile ilgili olarak, işin önem ve genişliği ile orantılı ve seyahat amacının gerektirdiği süreyle sınırlı olmak şartıyla, yapmış olduğu yurt içi ve yurt dışı seyahatlerde;

- Ulaşım, konaklama, yemek gibi harcamalara ait giderlerin kurum kazancının tespitinde indirim konusu yapılabileceği,

- Söz konusu harcamaların, Vergi Usul Kanununun 229 ve takip eden ilgili maddelerinde yer alan belgelerden biri ile tevsik edilmesi gerekmektedir.

YURT DIŞINDA ALINAN BELGELERİN NİTELİĞİ

İşletmeler harcama giderler belgelerini Vergi Usul Kanunu’na göre tutmak ve zorunda olukları Kanuni defterlerine belirtilen muhasebe usullerine göre kaydederler.

Bu belgeler Vergi Usul Kanunda; fatura, perakende satış vesikaları, gider pusulası, müstahsil makbuzu, serbest meslek makbuzu, ücret bordrosu, taşıma irsaliyesi, yolcu listeleri, günlük müşteri listeleri, haberleşme ve ulaşım evrakları olarak sayılmıştır.

Kanunda aksine belirleme olmadıkça Vergi usul Kanununa göre tutulan ve üçüncü şahıslara olan ilişki ve işlemlere ait kayıtların kanıtlanması (tevsiki) zorunludur. Hatta defter tutmak zorunda olmayan mükellefler bile vergi matrahlarının tespiti ile ilgili giderlerini kanıtlamak, doğrulamak zorundadırlar.

Bu konu ile ilgili olarak yayınlanan 253 Sıra Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği’nde;

- ‘’Yurt dışındaki kişi ve kuruluşlardan belge alan mükellefler, bu belgeleri defter kayıtlarında gider olarak göstermeleri sırasında belge alan mükellefler, bu belgeleri defter kayıtlarında gider olarak göstermesi sırasında belgelerde yazılı bedelleri, belgenin düzenlendiği günde Merkez Bankasınca belirlenen döviz alış kuru üzerinden Türk Lirasına çevirerek kayıtlarında göstereceklerdir. Ancak inceleme sırasında inceleme elemanlarınca lüzum görülmesi halinde, mükellefler bu belgelerini ettirmek zorundadırlar.

YURT DIŞINDA ALINAN HARCAMA BELGELERİN GİDER YAZILMA KOŞULLARI

Ticari işletmelerin sahip ve yöneticilerinin ticari faaliyetleri ile ilgili olarak, işin önem ve genişliği ile orantılı ve seyahat amacının gerektirdiği süreyle sınırlı olmak şartıyla, yapmış olduğu yurt içi ve yurt dışı seyahatlerde; ulaşım, konaklama, yeme, içme gibi harcamalara ait giderlerin Vergi Usul Kanununun 229 ve izleyen maddelerinde yer alan belgeler ile belgelendirmeleri halinde bu harcamalara ait giderlerin gerçek kişi mükelleflerin ticari kazancı ile kurumların kurum kazancından gider olarak indirilmesi gerekeceği yasaların ve uygulamanın gereğidir. ( GİB, İstanbul Vergi Dairesi Başkanlığı’nın 27.07.2023 tarih ve 11395140-105[VUK-1-22370]-481232 sayılı özelgesi de bu yöndedir).

SEYAHAT EDEN GERÇEK KİŞİ VERGİLENDİRME BOYUTU

Ticari işletmelerin sahip ve yöneticilerinin ticari faaliyetleri ile ilgili olarak, işin önem ve genişliği ile orantılı ve seyahat amacının gerektirdiği süreyle sınırlı olmak şartıyla, yapmış olduğu yurt içi ve yurt dışı seyahatlerde yaptıkları harcamaların gider yazılması uygulaması dışında bir başka uygulama da bu harcamalara karşılık olarak harcırah şeklinde verilen ücretin işletmeler açısından gider yazılırken harcırahı alan gerçek kişi bakımında ise ayrı bir uygulama vardır.

Gelir Vergisi Kanunu'nun 24/2’nci maddesinin Harcırah Kanunu kapsamı dışında kalan kurumlar tarafından;

- İdare Meclisi Başkanı ve üyeleri ile denetçilerine;

- Tasfiye memurlarına ve hizmet erbabı ile Harcırah Kanunu'na tabi olsun olmasın her türlü sözleşmeli personele,

Verilecek yol giderlerinin tamamı ile yeme ve yatma giderlerine karşılık verilen gündelikler gelir vergisinden istisnadır.

Düzenlemede; bu gündeliklerin aynı aylık seviyesindeki Devlet memurlarına verilen gündeliklerden fazla olması veya Devlet tarafından verilen gündeliklerin en yüksek haddini aşması halinde aradaki fark ücret olarak vergilendirilmektedir.

Sonuç olarak, ticari işletmelerin sahip ve yöneticilerinin ticari faaliyetleri ile ilgili, işin önemi, genişliği ile orantılı ve seyahat amacının gerektirdiği süreyle sınırlı, yurt içi ve yurt dışı seyahatlerinin belgeye dayalı harcamaları ile kanuni haddi aşmayan harcırahları vergi kazancından indirilebilirler.